Как попросить proforma invoice по‑китайски (и по‑русски): письмо, после которого вам реально отвечают

Эта заметка — для тех, кто учит китайский «под работу» и регулярно общается с поставщиками по почте. Ситуация знакомая: до депозита или полной оплаты нужно получить proforma invoice, а ещё бывает, что условия поменялись — и старый документ уже не подходит.

Мы в Бонихуа часто видим, как ученики спотыкаются не на грамматике, а на структуре просьбы. Вроде бы “попросить счёт” — простая задача. Но если не назвать конкретные поля (Incoterms, сроки производства, условия оплаты) и дедлайн, поставщик пришлёт «что-то похожее», а дальше начнётся круг писем туда‑сюда.

Коротко по делу

• Proforma обычно просят перед депозитом/оплатой или когда меняются условия — это нормальная рабочая практика.
• Хорошее письмо держится на трёх опорах: контекст заказа → список полей → срок, к которому нужен документ.
• Чем яснее вы сформулируете поля (товары/количество/цена/валюта + Incoterms + срок производства + условия оплаты), тем меньше уточнений потом.
• Номер PO/контракта лучше просить добавить сразу — это экономит время бухгалтерии и логистике.

Почему запрос proforma превращается в переписку на десять писем

В деловой переписке с Китаем многие пытаются быть «вежливыми» за счёт расплывчатости. Получается письмо из серии: “Please send PI asap”. Поставщик отвечает быстро — но присылает документ без Incoterms или без сроков производства. Потом вы просите дополнить. Он дополняет — но забывает валюту или разбивку по позициям. И так по кругу.

Парадокс в том, что ясность здесь и есть вежливость. Когда вы заранее перечисляете, что должно быть в proforma, вы помогаете человеку сделать правильно с первого раза.

Шаблон как система: цель → структура → китайская фраза

Ниже мы разложим шаблон не как «магическое письмо», а как конструкцию, которую легко подстроить под любой заказ.

1) Цель письма (одной строкой)

Цель всегда одна: получить proforma invoice.

Эту цель полезно проговорить прямо в начале — без длинных предисловий. В русском это звучит нормально; в английском тоже; в китайском — тем более ценится краткость.

2) Структура письма (чтобы вас поняли с первого раза)

Рабочая последовательность такая:

1. приветствие
2. просьба прислать proforma по заказу (с номером)
3. список обязательных полей в документе
4. просьба добавить номер PO/контракта (если есть)
5. дедлайн (“нам нужно получить до …”)
6. спасибо

Это выглядит почти очевидно — пока не вспомнишь реальную жизнь. Ученик часто пишет дедлайн где-то в середине («желательно сегодня») и забывает про ключевые поля. Или наоборот — перечисляет поля полотном текста так, что теряется главное.

Мы любим правило “один абзац — одна мысль”: мозгу проще читать, а поставщику проще выполнить.

3) Где тут китайский и какая фраза спасает тон

Если вы пишете поставщику на английском/русском, но хотите добавить короткую китайскую строку для дружелюбия и ясности, достаточно одной фразы‑якоря:

麻烦您在 [日期] 前把形式发票发给我们，谢谢！
(Máfan nín zài [дата] qián bǎ xíngshì fāpiào fā gěi wǒmen, xièxie!)
Смысл: “Будьте добры, пришлите нам proforma (формальную/предварительную фактуру) до [даты], спасибо”.

Почему эта фраза работает:

• 麻烦您… звучит мягко и уважительно (особенно с 您).
• …前 фиксирует дедлайн без давления.
• В конце 谢谢 закрывает просьбу естественно.

Важно по тону: мы бы избегали категоричного “必须” (“обязательно”) в обычной ситуации закупок. Если нужно жёстче — лучше усиливать не модальными словами, а контекстом (“для оплаты”, “для согласования”), сохраняя спокойный стиль.

Письмо целиком: русская версия (как основа)

Вот базовый текст запроса (его удобно отправлять как есть и адаптировать):

Здравствуйте! Пожалуйста, пришлите proforma invoice по заказу [номер] с полями: товары/кол-во/цена/валюта, Incoterms, срок производства, условия оплаты. Если можно, добавьте номер PO/контракта [номер]. Нам нужно получить proforma до [дата]. Спасибо!

Обратите внимание на мелочь: мы не просто говорим “пришлите счёт”, мы заранее уточняем состав документа и называем срок получения.

«Данные на салфетке»: что обязательно упомянуть

• заказ: номер
• поля в proforma: товары / количество / цена / валюта; Incoterms; срок производства; условия оплаты
• дополнительно: номер PO/контракта
• дедлайн получения: дата

Типичные ошибки

1. Нет дедлайна вообще
   Поставщик может ответить “OK” и прислать документ когда будет удобно ему. А вам он нужен перед депозитом/оплатой — то есть привязан к вашему процессу.

2. Дедлайн есть, но спрятан
   Фраза “asap” или “по возможности быстрее” редко работает как ориентир. Дата читается однозначно.

3. Просят proforma, но не говорят состав полей
   Incoterms и сроки часто «выпадают», потому что их считают само собой разумеющимися. Но у разных компаний разные шаблоны документов.

4. Забывают про PO/контракт до последнего
   Потом приходится просить переделать документ ради одной строки — а это снова время и новые версии файлов.

5. Слишком много эмоций вместо ясности
   “Очень срочно!!! Нам нужно прям сегодня!!!” иногда ускоряет ответ ровно на один раз — а потом ухудшает коммуникацию. Спокойная чёткость обычно эффективнее.

Как мы подходим к этому в Бонихуа

Мы учим деловой китайский не через заучивание «идеальных писем», а через привычку собирать сообщение из блоков смысла:

• сначала ученик формулирует цель одним предложением;
• затем раскладывает запрос на элементы (заказ → поля → PO → дата);
• после этого добавляет одну‑две китайские строки там, где они реально помогают тону и точности;
• отдельно тренируем “polite + clear”: уважительно, но без тумана — это тот самый стиль из набора тонов polite и clear.

И ещё важное наблюдение из практики обучения: когда человек начинает писать структурно, у него снижается тревожность. Он перестаёт ждать подвоха от каждого ответа поставщика — потому что сам дал понятные рамки задаче.

Кому подойдёт / кому не подойдёт

Подойдёт:

• тем, кто ведёт переписку по закупкам через email;
• тем, кому нужно уверенно запрашивать документы перед оплатой или при смене условий;
• тем, кто учит китайский прикладно — под рабочие сценарии.

Не подойдёт:

• если ваша задача не про документы и условия сделки (например, чисто бытовые диалоги);
• если вы ищете «универсальную фразу на все случаи»: здесь лучше работает логика письма, а не одно заклинание.

Частые вопросы

Q: Когда уместно просить proforma invoice?
A: Перед депозитом/оплатой и когда меняются условия — например состав заказа или договорённости по поставке.

Q: Что обязательно попросить указать в proforma?
A: Товары/количество/цена/валюта плюс Incoterms, срок производства и условия оплаты — иначе документ может оказаться непригодным для согласования внутри компании.

Q: Зачем отдельно упоминать PO или контракт?
A: Чтобы связать документ с вашим внутренним учётом; проще сверять оплату и закрывать документы без лишних уточнений.

Q: Лучше давить или писать мягко?
A: Обычно выигрывает мягкая ясность: уважительная форма + конкретные требования + дата получения. Это быстрее приводит к нужному результату без напряжения в отношениях.

Q: Можно ли смешивать русский/английский с одной строкой по‑китайски?
A: Да. Часто достаточно одной короткой китайской фразы с просьбой прислать proforma до конкретной даты — она задаёт тон и показывает внимательность к партнёру.